lunes, 30 de agosto de 2010

EL CORTE INGLÉS: La factura electrónica reduce costes y agiliza la gestión del cobro

He leído éste artículo, y me ha parecido interesante compartirlo, puesto que es un buen ejemplo de integración de la factura electrónica en las empresas.

Evidentemente, las soluciones para realizar la implantación, no tiene porque pasar por tecnologías concretas, ni servicios de pago, se puede adaptar a cualquier base de datos y tecnología.

Aquí les dejo el artículo.

"Informática El Corte Inglés ha desarrollado una solución de facturación electrónica sobre tecnología Microsoft con la que disminuirá costes y se beneficiará de mayor eficiencia en la administración.)

Los clientes de Informática El Corte Inglés empezaban a reclamar sus facturas en versión digital. Además, según la ley de contratos del sector público de 2007, a finales de 2010 todos los proveedores de la Administración Pública Estatal estarán obligados a emitir facturas electrónicas en el formato facturae, basado en XML, el estándar de la Administración. Por ello la empresa decidió desarrollar su propia plataforma de facturación electrónica, basada en tecnología Microsoft BizTalk Server.

El ahorro de costes, hasta dos euros por factura para el emisor, la agilidad del proceso y las posibilidades de anticipar el cobro son las principales ventajas. El sistema, robusto y escalable, está reportando tiempos de respuesta muy buenos, según la compañía, y tiene el beneficio añadido de que consigue unificar en un mismo punto las facturas en papel con las digitales, de manera que aunque la factura se imprima, queda archivada como factura electrónica.

"Tan pronto sale (la factura) de nuestros sistemas ERP está en la plataforma del cliente en cuestión de segundos, lo cual a efectos de agilidad y de anticipar el cobro, es muy importante" Vicente Calzado, Director de Soluciones de Negocio de Informática El Corte Inglés.

Situación

Los clientes de Informática El Corte Inglés empezaban a reclamar sus facturas en versión digital. Además, según la ley de contratos del sector público de 2007, a finales de 2010 todos los proveedores de la Administración Pública Estatal estarán obligados a emitir facturas electrónicas en el formato facturae, basado en XML, el estándar de la Administración.

Estos hechos hicieron a la compañía mover ficha e iniciar el desarrollo de su propio sistema de facturación electrónica, diseñado sobre tecnología Microsoft BizTalk Server.

Solución

La factura electrónica es la versión digital de la factura tradicional en formato papel, con idéntico valor legal siempre que se cumplan una serie de requisitos: que el documento contenga todos los datos obligatorios exigibles a toda factura; que esté firmado digitalmente con certificado reconocido, y que el emisor y receptor hayan expresado su consentimiento de intercambiar las facturas por medios telemáticos.

La solución que ha desarrollado Informática El Corte Inglés está basada en tecnología Microsoft (BizTalk, SQL Server, .NET, Directorio Activo, Microsoft Office SharePoint, Microsoft Office 2007), cuyo equipo técnico ha colaborado en el diseño de la arquitectura de la plataforma.

El sistema se conecta con el ERP para extraer los datos que tienen que estar en la factura. A continuación se transforma este fichero al formato factura-e, se firma como exige la ley con firma electrónica, se guarda en un repositorio documental conforme a la normativa, y, finalmente, se envía a cada cliente en el formato y mediante el canal que éste prefiere.

Esta parte final es la más importante, según explica Vicente Calzado, Director de Soluciones de Negocio de Informática El Corte Inglés: "no todo el mundo quiere adoptar el estándar facturae, hay quien ha desarrollado su propio formato, o quiere un pdf, xml, doc, u otro. Esto supone una dificultad que este sistema resuelve, porque guarda en un directorio la información relativa al formato y al canal por el que cada cliente quiere recibir sus facturas: una cuenta de correo, publicación en un portal, conexión con una plataforma propia, incluso que se imprima".

El sistema se ocupa también de la parte de la recepción, para lo que han certificado en la Agencia Tributaria su sistema de escaneado de facturas, lo que la AEAT llama la digitalización certificada. Esto permite que las facturas papel recibidas sean destruidas, y que las facturas electrónicas, imágenes de esas facturas papel, tengan validez legal de factura original.

La factura electrónica resultante de una factura papel se incorpora al resto de facturas-e. A partir de ahí, el tratamiento en cuanto a custodia digital, archivo documental, incorporación al sistema ERP para su contabilización, conformidad de pago y demás, es un circuito único. Esto cierra el ciclo del lado de la emisión y de la recepción “por supuesto con toda la trazabilidad de la factura: cuándo se ha firmado, cuándo se ha enviado, si hay alguna incidencia o error, etcétera”, apuntan desde Informática El Corte Inglés.

El proyecto lleva en producción desde diciembre de 2009. Se tardaron cinco meses en la fase de I+D y cuatro meses en la implantación. “Los tiempos son más largos de lo normal porque ha sido el primero y hemos querido depurar el sistema al máximo. La implantación en un cliente nuevo será más rápida, cuestión de días”, argumenta Vicente Calzado

Beneficios

Prescindir del papel en las facturas tiene multitud de ventajas para las empresas. La principal es el importante ahorro que conlleva. Según Informática El Corte Inglés, el emisor puede reducir, entre impresión, sobres, sellos y manipulado, hasta dos euros por factura. Y el receptor aún más, hasta cuatro euros por la manipulación, grabación, y gestión de la información. Todo ello sin contar la partida destinada a la conservación de archivos y al espacio que ocupan las copias.

“Las pruebas y la implantación que hemos hecho internamente, donde hay un volumen importante de facturas, nos ha ratificado que la decisión fue correcta. El sistema está dando unos tiempos de respuesta muy buenos y tiene la robustez que se necesita en un transaccional de este tipo. Además, contamos con todas las herramientas que vienen estándar de transformación de ficheros, orquestación de procesos, toda la trazabilidad del proceso nos ayuda mucho a registrar todos los pasos y ver el estado de cada factura en todo momento.”

“Escogimos Microsoft como socio tecnológico por varias razones. Tenía las piezas adecuadas para construir la herramienta que queríamos, además de una gran capacidad de escalado, personal experto, involucración en el proyecto e interés por el éxito del mismo. BizTalk es la pieza clave como orquestador de procesos y hay que tener en cuenta el visor de facturas en el formato facturae de Microsoft Word, que facilita acuerdos con los receptores”, según Vicente Calzado.

La empresa ha desarrollado la herramienta para implantación propia y también pensando en su comercialización posterior. Por ello han realizado los conectores para los ERP de SAP y de Dynamics AX. En algún caso también con desarrollos a medida de clientes. Una de las principales ventajas técnicas de la aplicación es que permite una integración muy sencilla con el sistema ERP del cliente. Lo cual Informática El Corte Inglés dice haber conseguido gracias a la tecnología de Microsoft, fundamentalmente BizTalk, porque consigue recopilar los datos de facturación del ERP en el formato que sea y convertirlos a formato factura-e sin necesidad de realizar grandes cambios en el sistema.

Fuente: http://www.microsoft.com/spain/enterprise/casos-exito/detalle-casos-de-exito.aspx?ContenidoID=20100701002

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