lunes, 2 de agosto de 2010

La Factura electrónica

La factura electrónica posee la misma información que una factura tradicional. Tiene la misma validez fiscal y jurídica que una factura en papel, cuando está firmada mediante una firma electrónica.

Dicha firma debe ser emitida por una autoridad de certificación reconocida por la Agencia Tributaria, por ejemplo, la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).
http://www.cert.fnmt.es/

La firma o certificado digital, tiene una fecha de caducidad, y por tanto si ha caducado, no tiene validez alguna.

La factura electrónica está siendo cada vez más demandada en las relaciones con las Administraciones Públicas, con ciertos clientes y proveedores, y en un futuro no muy lejano su utilización será obligatoria.

Una de sus particularidades consiste en que se hace innecesario el uso del papel, con lo cual ahorramos tinta, papel, y los gastos de envío de las facturas, puesto que lo podemos enviar por correo electrónico.

Todo aquello que sea enviado de forma digital sin su correspondiente certificado, no tiene validez, hay que ser consciente de ello, conozco personas que en su día a día emiten facturas en PDF, sin firmar digitalmente, y eso a nivel fiscal y legal no tiene soporte alguno.

Un autónomo me explicó que él las enviaba en PDF porque no se podían modificar.
Bien, pues, esa factura no tiene validez fiscal ni jurídica, y no sólo eso, un PDF (o cualquier otro fichero) puede ser modificado, no importa que lo tengas protegido con contraseña, les costará más tiempo modificarlo, pero pueden hacerlo.
Así pues, si alguien interviene ese documento, lo modifica, y lo envía con datos falsos, el receptor (nuestro cliente), no sabrá que ha sido modificada, y puede que realice el pago a una cuenta bancaria que no es de quién ha emitido la factura.

En el caso que el documento hubiera estado firmado digitalmente, si alguien lo modifica, la integridad de la factura se vería corrompida, y por tanto al recibir el documento el cliente, vería que ha sido falsificada, alguien la ha modificado.

Ventajas, beneficios y ahorros de la factura electrónica

La factura electrónica genera beneficios a las empresas que la utilizan, tanto del lado del emisor como del receptor.
Existen muchas razones para adoptar la factura electrónica, que van desde los puramente económicos hasta los ecológicos.

  • Ahorro de costes: según algunos estudios, el empleo de la factura puede suponer un ahorro de entre 0,75 y 1 euro por factura (impresión, almacenaje, envío, etc.)



  • Agilidad: el intercambio electrónico de facturas permite reducir los tiempos de gestión de las facturas de forma considerable.



  • Simplificación de la gestión: se simplifica notablemente el archivo de facturas, contabilidad, almacén.



  • Seguridad: el empleo de certificados digitales dota a sus facturas de las garantías de integridad y autentificación del emisor.



  • Es una solución basada en estándares abiertos



  • Sin coste de licencia



  • Fácilmente integrable con aplicaciones actuales



  • No requiere cambios en sus programas informáticos



  • Adaptado a la legislación vigente


Puede consultarse en su formato original e imprimirse siempre que se desee.

La factura electrónica con firma digital se integra automáticamente en los sistemas de facturación de la empresa a través de la banca electrónica. La gestión de cobros y pagos se simplifica y es más rápida y eficaz.

Las claves para tener un buen sistema de facturación electrónica son:

  • Conservar los datos de las facturas. No es necesario conservar las facturas emitidas sino la “matriz” o Base de datos que permite generarlas.



  • Asegurar legibilidad en formato original.



  • Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.



  • En caso de emisión de factura electrónica: firmar electrónicamente la factura o delegar esta acción en un tercero o en el Receptor.


Quién puede hacer facturación electrónica

Pues la respuesta evidente, es, todos aquellos que lo pudieran hacer en formato papel.

Cualquier entidad física o jurídica obligada a expedir facturas puede optar por la modalidad de facturación electrónica.
Los sistemas de factura electrónica no son, por tanto, un ámbito exclusivo de las grandes compañías sino que son perfectamente aplicables a pymes y autónomos.

El proceso de facturación es un proceso importante para cualquier empresa, una relación basada en documentos en formato papel que para ser generados y procesados precisan del empleo de grandes cantidades de recursos y para los que las empresas se ven obligadas a realizar muchas tareas de forma manual.

Un buen proceso administrativo de estos documentos tiene como consecuencia no sólo un buen control de compras y ventas, sino el cumplimiento de las obligaciones tributarias de cada empresa.

Sin embargo, todo ello resulta más complicado en un proceso basado en papeles y que requiere la intervención manual.
Este proceso está cambiando gracias a la facturación electrónica, que está regulada normativamente por las diferentes Haciendas y Agencias Tributarias y que supone una trasposición de la Directiva 2001/115.

La factura electrónica reemplaza al documento físico en papel, pero conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel.

Cómo funciona la factura electrónica

A grandes rasgos, el proceso de facturación electrónica lo forman dos procesos básicos y diferenciados en los sistemas de gestión de facturas, y que corresponden a cada interlocutor: emisión y recepción de facturas.

  1. En la emisión, el emisor, con la conformidad del receptor, transmite a éste por medios telemáticos (generalmente por e-mail) la Factura Electrónica (que incluye una firma electrónica) y conserva Copia o Matriz (la Base de Datos). No es necesario conservar los documentos electrónicos firmados.

  2. El receptor, recibe la factura en formato digital y la conserva en soporte informático, en el formato en el que lo recibió, para su futura consulta e impresión, si fuera necesario. Al ser la factura un documento firmado electrónicamente, debe guardar la información relativa a la comprobación de la validez de la firma electrónica.


De esta forma ya no se exige imprimir la factura para que ésta sea válida legal y fiscalmente y, todo el tratamiento (emisión, distribución y conservación) puede realizarse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor.

¿Qué es la firma electrónica?

Es la forma de "marcar" digitalmente documentos electrónicos, de modo que sin recurrir al papel, podamos acreditar la autoría de un documento y que el mismo no ha sido modificado. En concreto, y en lo referente a la facturación electrónica, no sólo permiten acreditar quién la ha firmado y que el documento no ha sido modificado, sino también el momento de su firma, así como el de su emisión y recepción, permitiéndose incluso la automatización de todo este tipo de eventos o trámites.

¿Cómo debo hacer las facturas?

Se admite cualquier formato de factura (doc, xml, pdf, html, txt, etc.) siempre que respete el contenido legal exigible a cualquier factura (Nombre, CIF, importe, etc.) y que se tengan en consideración los requerimientos anteriores.

Formatos admitidos en AEAT
http://www.facturae.es/es-ES/Aspectos/Faqs/Paginas/Formatos.aspx

La mejor solución dependerá inevitablemente del tipo de empresa y, sobre todo, del volumen de facturas emitidas. A título orientativo, en función del tipo de empresa, las siguientes opciones son las más aconsejables:

  • AUTONOMO/PEQUEÑA EMPRESA: Facturas creadas y firmadas por herramientas ofimáticas comunes (word, excel, pdf, etc.) o herramientas de gestión de facturación que permitan la firma de las facturas.



  • MEDIANA EMPRESA: Herramientas de gestión de facturación que permitan la firma de las facturas Software a medida


Una factura electrónica se construye en 2 fases:

  1. Se crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos.

  2. Posteriormente se procede a su firma con un certificado digital o electrónico propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la misma


Al terminar obtenemos una factura que nos garantiza:

  • Que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad).

  • Que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad).


Si desea implantar en su negocio la facturación electrónica, puede ponerse en contacto conmigo.

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